Que hacer cuando invitas

imprrh@gmail.com —  July 1, 2013

Que Hacer Cuando Invitas

Traer a alguien a tu iglesia o evento como orador invitado es una práctica común que sucede en la mayoría de iglesias varias veces al año. La mayoría de las invitaciones van bien. Pero he escuchado y experimentado algunas historias de horror que creo podrían haber sido evitadas si hubiera un entendimiento más claro de antemano acerca de la invitación.

Cuando estaba estudiando en el seminario, fui invitado por un pastor para tener un retiro de fin de semana con su iglesia. Compré mi boleto de avión, conseguí un auto y pague todos los gastos para llegar al evento. Hablé varias veces ese fin de semana y al final me dieron un “muchas gracias y adiós”. Terminé pagando por todos mis gastos, porque las expectativas no fueron aclaradas desde el principio. Aquí hay algunas sugerencias prácticas para los que invitan.

Cuando invitas (Descarga un formulario de invitación gratis aquí) http://www.slideshare.net/RogerHernandez6/guest-speaker-information-form
1. Sea claro.
• Explica cuál es el propósito del evento y el tipo de audiencia a la que se va a hablar.
• Especifique el número de veces que el invitado estará presentando y cuánto tiempo tendrá para cada presentación.
• Envié una copia de cualquier material promocional y programa que tenga para el evento.
• Estime un número realista de los asistentes. Esto es importante sobre todo si el presentador va a dar copias o recursos a su audiencia.
• Explique sus capacidades de AV y pregunte que necesidad audiovisual tiene el orador.
• Pregunte si el invitado espera vender sus materiales y comparta con ellos su póliza al respecto.

2. Sea razonable
• No sorprenda al invitado con asignaciones adicionales. Por ejemplo, no programe seis mensajes en un solo día en dos lugares. Esto afecta  la voz del presentador y calidad de la presentación sufre. Una vez estaba hablando en un evento de fin de semana y después de la presentación de la noche del viernes la persona a cargo me pidió que participara en una actividad a las 6am. Había volado varias horas, estaba enfermo  y estaba programado para hablar durante seis horas al día siguiente, así que decline, aunque parece que les gusto mucho. ¡Sea razonable! Tratar de tomar ventaja de su invitado casi siempre garantiza que nunca va a volver.

3. Sea transparente
• Esto me sucede a menudo. La persona que invita presenta el evento como más grande y mejor de lo que en realidad resulta ser. Todos sabemos que a veces las proyecciones no resultan. Pero no inventes, solo por conseguir al presentador.
• Tenga cuidado de llevar presentadores para confirmar tu agenda personal o vengarte de un grupo de personas.

4. Sea generoso
• Pregúntele si prefiere hacer sus propios arreglos de viaje (ej. Vuelo, hotel, etc…) o si prefieren que usted lo haga. Si optan por hacer sus propios arreglos, recuérdele que guarde todos los recibos para rembolso.
• Dígales lo que va a cubrir financieramente. Incluya la cantidad específica de los honorarios, boletos de avión, hotel, per-diem y el auto que han presupuestado.
• Una de las cosas que más me gusta es cuando una iglesia envía una pequeña tarjeta o un regalo para mi esposa o hijos. Estar separado de mi familia mientras hago ministerio es difícil. Cuando llego a casa con un regalo del viaje hace que mi familia se sientan que son importantes también.
• Tenga el cheque de rembolso / honorarios listo cuando llegue el invitado. Si no va a tenerlo listo porque no tiene todos sus recibos por favor hágales saber cuando será mandado el cheque.
• Recuerda, una persona que viaja fuera de su distrito para hacer evangelismo o eventos de fin de semana tendrá gastos extras, se generoso.

5. Sea atento.
• ¡POR FAVOR lee esto! No compre el pasaje mas barato, con tres escalas, nueve horas en avión, saliendo a las 4 de la mañana, que puedas encontrar en www.expedia.com. Paga los $50 o $100 extra. Trata de encontrar el pasaje mas directo para que el presentador pueda estar en su mejor momento. Viajar no es glamoroso, te desgasta.
• Excepto en raras ocasiones no ponga a los invitados en una casa de los miembros o en tu propio hogar.
• Pregunte si tienen millas de viajero frecuente de una aerolínea específica y compre el boleto de esa compañía aérea.
• Lo mismo va para el hotel. No estamos hablando sobre el Ritz Carlton. Una cadena cómoda, reconocida a nivel nacional es preferible. La clasificación de 3 estrellas es un buen punto de partida.
• Si usted decide no alquilar un coche para el presentador por favor asegúrese de tener transporte confiable para ellos. No les asigne una persona que esta muy ocupada y no es flexible como para ser su modo de transporte. Hablar en publico por varias horas es desgastante y un pequeño descanso es apreciado.
• Llegue a tiempo a recoger sus invitados en el aeropuerto. Asegúrese de que tiene la información de contacto de antemano. También es útil intercambiar fotos para que tanto usted como ellos sepan a quien están buscando.

Mi práctica personal cuando estaba de pastor e invitaba a alguien a mi iglesia era tratarlos bien. No sólo económicamente, sino en cada evento tratar de bendecir al hombre o mujer de Dios, porque queremos que sepa que su servicio a Dios y a nosotros es apreciado.

La semana que viene … ¿Qué hacer cuando eres el invitado?

imprrh@gmail.com

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